Выберите язык:
ru
Офис в Финляндии+ 358 52 601 160
Офис в Литве+ 370 46 420 317
Офис в России+7 (812) 441-38-62
Навигация

Офис нас убивает". Часть 5. Что такое GTD и в чём его польза.

В наших предыдущих материалах на эту тему, мы уже упоминали про такую вещь как GTD. Getting Things Done (GTD) - название первой книги от Дэвида Аллена. В ней автор предлагает систематизировать подход по управлению своими делами. Дэвид Аллен – признанный во всем мире эксперт по личной продуктивности.

Данная тема раскрывается автором в трех книгах:

  1. Getting Things Done;
  2. Ready for Anything;
  3. Making It All Work.

Мы поговорим только о первой книге. Итак, суть ее концепции заключается в следующем:

Перегруз сознания – как убрать задачи из головы

Груз проблем, несделанные отложенные дела, новые задачи – знакомое состояние для городского жителя. Ты не знаешь за что браться, как закрыть долги. Разум рисует негативные картинки в голове, многократно преувеличивая реальное состояние дел. Задачи как бытовые, так и рабочие.

Давайте представим обычное положение дел в жизни среднестатистического менеджера, жителя мегаполиса, и попытаемся влезть в его голову. Там происходит хаос.

“Покормить животных, отвести детей в школу, выехать на работу, успеть на летучку, заплатить счета, записаться в автосервис, купить билеты в командировку, успеть на тренировку. Еще не решен вопрос с цветом в гостиной, которую собрались красить на этой неделе. Не сняты показания счётчиков, интернет еще не отключили за неуплату? Барахлит кран в ванной – нужно вызвать сантехника или разобраться самому? Завра приезжает старший менеджер. Я успел подготовить отчёт? А что с отпуском? Мы должны были лететь еще 2 месяца назад, но дел столько, что я не могу даже начать думать об этом. Наверное, мы никуда не поедем.”

Знакомо? Проблемы могут у каждого быть разные, но большинство делают одну главную ошибку – держат всё в голове. Поток мыслей и огромный неструктурированный список дел буквально сводит с ума. Что делать? Как уложить всё по полочкам?

Возвращаемся к методике GTD:

Основные задачи

  • Соберите все дела, которые вы хотите сделать, в единую надежную систему вне вашей головы и разума.

На практике это лотки на вашем рабочем столе (не на компьютере). Купите 3 лотка и наклейте на них стикеры:

- Входящие – сюда вы кладёте всё, что нужно сделать в ближайшее время. Наиболее приемлемый вариант записывать всё на бумагу и класть «задачу» в нужную папку.

- Когда-нибудь – здесь хранятся несрочные необязательные задачи

- Материалы – необходимые документы или вещи для реализации тех или иных задач.

  • Заведите ежедневник проектов — это блокнот, где на главы расписаны ваши проекты. Что такое проект? Это любое дело, требующие более одного действия. Необходимо разбить блокнот на такие главы и расписать список задач по каждому. Запишите каждое, даже самое мелкое физическое действие, необходимое для продвижения ситуации вперед. Выберете время для их выполнения и в конце недели проверяйте прогресс. Проверка всегда должна проходить в один и тот же день в одно и тоже время. Нужно ввести это в привычку.
  • Правило 2х минут. Если задачу можно сделать в течение 2х минут – сделайте.

 

5 стадий хода работ

Собирайте задачи, которые владеют вашим вниманием (любые задачи, личные или профессиональные, большие или маленькие – все, состояние которых должно стать отличным от текущего и все, что вы хоть немного хотите изменить)

1. Выбросьте все из головы

2. Минимизируйте количество хранилищ. Объедините в единое:

  • Контейнер бумаг
  • Блокноты
  • Электронные записи
  • Голосовые записи
  • E-mail

3. Регулярно опустошайте эти хранилища

4. Обрабатывайте задачи – поймите, что они означают и что с ними необходимо делать

- Что это за задача?

- Можно ли с ней что-либо сделать? (Да или нет)

  • Нет 
    • Выбросить.
    • Делегировать
    • Отложить
    • В список «Когда-Нибудь-Возможно»
    • В календарь или 43 папки (31 папка для дней, 12 папок для месяцев, завтрашняя дата спереди (читайте книгу, чтобы узнать что это подробнее))

 

5. Материалы (информация, к которой можно легко обратиться при необходимости)

- Да 

  • Каким должно быть следующее действие?
  • Совершить действие
  • Передать другому
  • Отложить

 

Итак, вы разложили всё по лоткам, расписали проекты. Как начать делать?

Во-первых, еще раз проверьте всё ли на своих местах. Если да, то остально выкидывайте в мусорную корзину. Во-вторых, берем первый попавшийся листик, заметку, вещь из лотка «Входящие» и начинаем решать указанную в ней задачу. Здесь и сейчас. Нет, мы не выбираем из задач, что лежат в лотках. Мы делаем именно то, что взяли в руку. Только так работает методика.

Неделя такой практики приучит мозг сопротивляться состоянию, когда лоток полон. Вы подсознательно захотите его опустошить. Потом придет стадия, когда вы захотите его наполнять, а затем опустошать.

«Стоп. В моей голове уже нет задач, и я их придумываю? Как это возможно?»

Именно такой вопрос задаёт себе любой пользователь данной методики, который выполнил все вышеописанные задачи. Хотите прийти к этому состоянию? Прочтите книгу. Только так она ляжет на подкорку вашего мозга, и вы сдвинетесь с мертвой точки.

Принцип применим к самым разнообразным рабочим процессам и в рамках одной небольшой статьи его все-таки не разобрать. Не стоит думать, что GTD является попыткой свести всю жизнь к вычёркиванию заранее запланированных шагов, однако методика бесспорно помогает держать картину своих планов и проектов под контролем.

А вы пробовали использовать такой подход в своих повседневных задачах? Если да, то поделитесь опытом в комментариях нашей группы ВКонтакте и страницы Facebook. Если вы хотите еще более подробнее разобрать данную тем, дайте нам знать, поставив отметку «Мне нравится» в наших сообществах. Мы расскажем о собственных кейсах, применимым в управлении группы компаний Solid Way.

 

Офис нас убивает. Часть 6. Как сохранить здоровье, работая в офисе
Топ 5 лучших линий в Финляндии
Мы используем файлы cookie, разработанные нашими специалистами и третьими лицами,  для анализа событий на нашем веб-сайте, что позволяет нам улучшать взаимодействие с пользователями и обслуживание. Продолжая просмотр страниц нашего сайта, вы принимаете условия его использования. Более подробные сведения см. в  нашей Политике в отношении файлов Cookie.